Как отчитаться о расходах на жилье в командировке

Проживание в служебной поездке – одна из основных статей расходов командированного сотрудника. Она входит в список обязательно подлежащих денежному возмещению. Работодатель выдает подчиненному аванс перед командировкой, часть которого он тратит на оплату жилья. В свою очередь служащий должен отчитаться перед начальством и доказать целевое расходование средств. Как правильно отчитаться по этой статье расходов?

Отчетность о расходах на проживание

Как отчитаться по расходам на оплату жилья в служебной поездке, зависит от того, где остановился командированный работник. Большинство служащих отдают предпочтение гостиницам. В отелях нет проблем оформить отчетность для подтверждения целевого расходования корпоративных средств. Для этого постоялец обращается к администратору и просит собрать пакет документов. Обычно комплект включает в себя гостиничный счет, кассовый чек из онлайн-кассы, акт о предоставлении услуг, копию свидетельства о регистрации заведения и актуальный прейскурант. Счет, чек и акт должны быть оригинальными и содержать полные реквизиты отеля.

Командированный сотрудник может отказаться от идеи жить в гостинице и снять квартиру посуточно. Для официального оформления документации следует искать жилье через арендодателя, который работает легально. Тогда при выезде он сможет предоставить клиенту квитанцию об оплате проживания и экземпляр договора аренды.

В хостелах и других бюджетных заведениях также есть возможность оформить отчетные документы. Это может быть и кассовый чек, и квитанция об оплате (бланк строгой отчетности). Все они успешно принимаются бухгалтерией предприятия в качестве подтверждения командировочных расходов.

Важно заметить, что бухгалтер по собственной инициативе или по поручению руководства может провести проверку кассовых чеков. Компенсация расходов будет одобрена только в том случае, если документы настоящие. По фиктивным квитанциям и счетам возмещение не проводится.